1. Nhìn vào việc lặp lại
Liệt kê những việc bạn làm thường xuyên: sao chép thông tin từ biểu mẫu vào bảng, tổng hợp số liệu hoặc phân loại yêu cầu. Ưu tiên công việc có đầu vào quen thuộc và cách xử lý tương đối ổn định.
Đừng chọn việc chỉ vì có thể dùng AI. Nếu một quy tắc đơn giản đã giải quyết được, hãy bắt đầu từ quy tắc đó.
2. Trả lời năm câu hỏi
- Khi nào bắt đầu? Ví dụ: có biểu mẫu mới được gửi.
- Cần dữ liệu gì? Tên, cách liên hệ và nội dung yêu cầu.
- Xử lý thế nào? Kiểm tra đủ dữ liệu, phân loại, chuyển người phụ trách.
- Kết thúc ở đâu? Một bản ghi đã được duyệt trong bảng theo dõi.
- Nếu lỗi thì sao? Giữ dữ liệu đầu vào và đưa vào danh sách cần kiểm tra.
3. Phân biệt quy tắc và AI
Kiểm tra ô trống hay đối chiếu mã đơn hàng thường là công việc theo quy tắc. Hiểu một đoạn yêu cầu tự do có thể cần AI, nhưng đầu ra phân loại vẫn cần cách kiểm tra.
Biểu mẫu mới · Kiểm tra trường bắt buộc · Thiếu thông tin? Đưa vào danh sách cần bổ sung · Đủ thông tin? Gợi ý nhóm nhu cầu · Người phụ trách duyệt · Lưu kết quả
Đặt bước duyệt đúng chỗ: ở bản thực hành đầu tiên, giữ việc gửi thông tin cho khách hàng sau bước con người kiểm tra. Dễ quan sát kết quả rồi mới quyết định phần nào có thể chạy tự động.
4. Tính cả công sức duy trì
Thời gian tiết kiệm dự kiến mỗi tháng có thể ước tính bằng số lần thực hiện nhân với thời gian giảm được mỗi lần, rồi trừ thời gian kiểm tra và sửa lỗi.
Ví dụ minh họa: 100 lượt × 3 phút giảm được = 300 phút. Nếu mất 60 phút kiểm tra, phần tiết kiệm dự kiến là 240 phút. Đây là phép tính giả định, không phải kết quả dự án thực tế.
Bài tập: vẽ một trang quy trình
Chọn một việc lặp lại và viết đầu vào, các bước, đầu ra, ba tình huống lỗi. Dùng năm bản ghi giả lập, trong đó có một bản thiếu thông tin và một bản trùng. Chạy thử bằng tay trước khi dựng trên công cụ.
Đầu ra của bài tập là một quy trình người khác đọc vẫn hiểu và có thể làm theo.